履歴書の送付状・添え状の書き方を解説！見本付き！

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そもそも履歴書に送付状・添え状は必要？

結論から書くと送付状・添え状は必要です。就職・転職のために活動する場合、採用担当者はさまざまな部分で応募者が社会人として自社でしっかり働けるかどうかをチェックしています。履歴書の書き方や内容、職務経歴書の書き方や内容、面接時の応対はもちろんですが、履歴書を送付してくる際のビジネスマナーに関してもチェック項目のひとつとなります。

ビジネスシーンにおいて、何らかの書類を取引先に郵送する、FAXで送るという場合、必ず送付状を添付するものです。メールで書類のデータを送付するという場合も、メールの文面が送付状の代わりとなります。

送付した書類がどのような書類であり、何枚送付したのか？　こういった内容を送付状に記載することで、万が一送付漏れがあった場合や書類を取り違えた場合も、先方はすぐに気づくことができ、送信者に連絡することができます。

就職・転職を希望して履歴書を送るというのも、もちろんビジネスにおける書類送付と同じですので、送付状を添付するのがビジネスマナーといえます。

ただし、送付状の添付はビジネスマナーであり、ルールではありません。送付状がなければそのビジネスが成り立たないというほど重要なものではありません。ビジネスシーンでも送付状なしで書類を送付した場合、「ビジネスマナーがない」という印象は与えますが、「ルールを破ったから取引できない」とまでは考えません。

万が一すでに送付済みの履歴書に、送付状を添付し忘れたという方が、あらためて送付状を添付して履歴書を送り直す必要はありませんし、むしろ送り直しは採用担当者にいい印象を与えないケースが多いといえます。

求人募集を行っている企業には多くの履歴書が集まっているケースも少なくありません。採用担当者はただでさえ多くの履歴書を管理し、すべてに目を通し、保管しています。そんな採用担当者に余計な手間をかける結果につながりかねません。送付状忘れを理由にした履歴書の再送付はしないようにしましょう。

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履歴書の送付状の役割

なぜ履歴書を送付する際に送付状が必要になるのでしょうか。もちろんビジネスマナーだからというのが簡単な結論ですが、なぜ送付状の添付がビジネスマナーなのかという点について解説していきましょう。

採用担当者に対する挨拶

ビジネスの席でも日常生活においても、挨拶は基本であり重要です。日常生活の中でも顔見知りの方に会えば当たり前に挨拶をするという方が多いかと思います。ビジネス上で取引をしている相手とも、会えば当然挨拶をします。その挨拶の代わりとなるのが送付状です。

特に履歴書を送付するということは、その履歴書を見る方は将来自分の先輩になる可能性がある方です。しかもその先輩と初めてのコンタクトとなるのがこの履歴書の送付というシーンです。これから先輩となり、ともに働いていく方との初対面で挨拶をしないというのはマナーに反すると考えられても仕方ありません。

直接会うわけではありませんが、履歴書という文書を通して初めて接するわけですから、送付状でしっかりと挨拶をするのがビジネス上のマナーといえるでしょう。

同封された書類の内容を知らせる

送付状自体の主な役割は、同封されている書類が何枚あり、どのような書類かを知らせることです。この送付状の内容と実際に同封されている書類の内容に齟齬があれば、開封した方は送付した方に報告し、確認することができます。

反対に送付状なしで送った場合、もし書類の同封忘れや間違った書類を送付した場合でも、先方の採用担当者は気づかない可能性があります。

送付状にはどんな内容の書類を何枚同封したかをしっかり記入する必要があります。

補足事項を伝える

送付状には補足事項を書き足すこともできます。書面の内容に関しては後の項で詳しく解説しますが、必要な項目だけでは余白の多い紙面となります。もちろん送付状の主な役割は、採用担当者への挨拶と同封した書類の紹介ですので、余白があること自体に問題はありません。ただし余白があるということはさらに書き足すことができるという意味でもあります。

履歴書の送付状に書く補足事項としては、自己PRや志望動機になります。ただし、送付状に長々と自己PRや志望動機を書いたところで、採用担当者はそれほど真剣には読まないものです。自己PRや志望動機といった内容は、履歴書などに書くべき内容です。送付状にあまり長文を書いてしまうと、「履歴書の中で簡潔にまとめる能力がない」という判断をされる可能性もあります。

送付状に書くのはあくまでも補足ですので、できるだけ簡潔に短い文章でアピールするのが重要です。

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履歴書の送付状の正しい書き方

ここからは送付状の書き方のポイントや送付の際の注意点に関して解説していきます。

横書き・PCで作成が理想

履歴書や職務経歴書を作成する際にも問題となることが多い、手書きかPCかという問題ですが、履歴書の送付状はPCで作成するのが理想です。上でも紹介した通り、送付状の主な役割は、挨拶と同封書類に関する紹介です。きわめてビジネス的な文書であるため、より読みやすいPCでの作成が推奨されます。履歴書の場合、手書きの方が応募者の熱意が伝わるという考え方がありますが、送付状は就職に関する熱意を伝える文書ではありません。手書きで作成するメリットはほぼないと考えてください。

文書は横書きで作成しましょう。履歴書や職務経歴書が横書きの文書ですので、それに同封する送付状も横書きである方が読みやすくなります。

必要な内容を必要なだけ記載する

送付状に余計な装飾は入りません。また、余計な文章も不要です。送付状に書くべき内容をしっかりと書いてあるのが理想ですので、余白を気にして余計な文書を書かないようにしましょう。

また、PCでの作成が理想としましたが、装飾も不要です。項目によって多少文字サイズを調整するというのは問題ありませんが、下線を引いたり太字・斜体を多用したり、フォントを工夫する必要もありません。標準書体の標準文字サイズで必要な内容だけを書くということを意識しましょう。

繰り返しになりますが、送付状自体は採用選考に必要な書類ではありません。そのため履歴書のように空白がないように埋めるという必要は一切ありません。送付状には必要な項目を必要な量だけ書くという点を意識しましょう。

A4用紙1枚でまとめる

特に就職や転職で提出する履歴書は用紙サイズがA4（A3二つ折り）であることが多いかと思います。送付状もこのサイズに合わせてA4用紙で作成するのがおすすめです。また、送付状に書く内容はそこまで多くはありませんので、2枚以上となるのもおすすめできません。A4サイズの用紙1枚に、必要な項目を書き込み作成するようにしましょう。

もし提出する履歴書サイズがB5（B4二つ折り）の場合は、送付状のサイズはB5です。履歴書や職務経歴書と同じサイズで統一すると採用担当者もまとめやすく管理しやすくなります。

封筒に入れる際は一番上に配置する

送付状を作成するのは、履歴書や職務経歴書を郵送するというケースです。封筒に入れる際は送付状を一番上にして封入してください。採用担当者が封書を開けた時に、最初に目に入るのが送付状となるようにするのがポイントです。

封筒に入れる際は、封筒に直接書類を入れるのではなく、クリアファイルなどにまとめて入れるのがおすすめです。この場合ももちろん一番上が送付状になるようにしてください。

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履歴書の送付状の書き方の例

送付状を書く際のポイントに関して解説してきましたので、ここからは具体的にどのように書くかという点を解説していきます。送付状に書く内容をまとめると以下の通りになります。

• 誰が
• いつ
• 何を
• 何枚
• 誰に
• なぜ

この6点が過不足なく入っていることがポイントですので、この点を意識して作成しましょう。

日付と宛名と自分の連絡先を明記

送付状の一番上の部分には、「いつ」、「誰が」、「誰に」の3つの項目が入ります。この際用紙の一番上に記載すべきなのが日付です。日付は送付状をポストに投函する日付を記載しましょう。和歴でも西暦でも問題ありませんが、同封する履歴書や職務経歴書と合わせるのがいいでしょう。

高さという点で次に来るのが宛先です。宛先は応募先企業名と、採用担当者もしくは採用担当部署名を記載します。会社名は正式名称で記載します。会社情報などで正式な社名を確認して誤字脱字がないように記載しましょう。担当部署名が分かっている場合は部署名に「採用担当者様」を付け加えて記載します。担当部署が分かっていない場合は「採用担当者様」のみでも問題ありません。

ここで敬称の使い方にも触れておきます。宛先が会社名のみとなる場合は、「御中」をつけます。採用担当者の場合は「様」を使用しましょう。採用担当者を記載する場合には、会社名に「御中」は不要です。会社名のみを記載する場合は、会社自体が宛先となりますので「御中」が必要です。しかし採用担当者を書く場合、「〇〇会社の採用担当者」が宛先となりますので「御中」は不要になるわけです。

また、担当者という個人が宛先の場合、「殿」は不適切です。「殿」という敬称は基本的に目上の方が下の者を指すときに使用する名称ですので、決して使わないようにしましょう。

宛先よりも低い高さになるように、自身の名前、住所、電話番号を記載します。こちらも住所などは省略せず、都道府県名から正式に記入しましょう。

時候のあいさつで始める

用紙の中央に分かりやすく件名（「応募書類の送付につきまして」、「履歴書送付について」など）を記載したら、本文を書きます。本文を書く際の頭語は「拝啓」、最後に記す結語は「敬具」が基本です。

本文ですが、ビジネスマナーとしていきなり内容に入るのではなく、時候の挨拶から始めましょう。時候の挨拶は「二十四節気」にあわせて使用することが多くなります。二十四節気の時期と主な時候の挨拶をまとめておきます。

二十四節気	時期	文頭
立春	2月4日〜18日頃	立春の候
雨水	2月19日〜3月4日頃	雨水の候
啓蟄	3月5日〜19日頃	啓蟄の候
春分	3月20日〜4月3日頃	春分の候
清明	4月4日〜18日頃	清明の候
穀雨	4月19日〜5月4日頃	穀雨の候
立夏	5月5日〜19日頃	立夏の候
小満	5月20日〜6月4日頃	小満の候
芒種	6月5日〜20日頃	芒種の候
夏至	6月21日〜7月6日頃	夏至の候
小暑	7月7日〜22日頃	小暑の候
大暑	7月23日〜8月7日頃	大暑の候
立秋	8月8日〜22日頃	立秋の候
処暑	8月23日〜9月7日頃	処暑の候
白露	9月8日〜22日頃	白露の候
秋分	9月23日〜10月7日頃	秋分の候
寒露	10月8日〜23日頃	寒露の候
霜降	10月24日〜11月7日頃	霜降の候
立冬	11月8日〜21日頃	立冬の候
小雪	11月22日〜12月6日頃	小雪の候
大雪	12月7日〜21日頃	大雪の候
冬至	12月22日〜1月5日頃	冬至の候
小寒	1月6日〜19日頃	小寒の候
大寒	1月20日〜2月3日頃	大寒の候

応募のタイミングが二十四節気の切り替わりのタイミングなど、微妙な場合は月別で使用できる時候の挨拶もあります。

月	文頭
1月	初春の候／新春の候／厳冬の候
2月	早春の候／残寒の候
3月	春陽の候／浅春の候
4月	春暖の候／陽春の候／仲春の候
5月	新緑の候／薫風の候
6月	小夏の候／入梅の候／梅雨の候
7月	盛夏の候／仲夏の候／猛暑の候
8月	残暑の候／晩夏の候
9月	初秋の候／晩新秋の候／晩秋冷の候
10月	仲秋の候／秋涼の候／秋晴の候
11月	晩秋の候／向寒の候／菊花の候
12月	師走の候／初冬の候／寒冷の候

これらの文等につづけて簡単な挨拶文を記載します。あいさつ文の代表的な文章をいくつか紹介していきましょう。

• ○○の候、貴社にはいよいよご清栄の段、お喜び申し上げます。
• ○○の候、ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
• ○○の候、貴社ますますご隆盛のこととお喜び申し上げます。
• ○○の候、貴社には一段とご繁盛の趣、慶賀の至りに存じます。
• ○○の候、貴社一層ご清栄の由、拝察いたします。

ビジネスで活用できる挨拶文には、ほかにも多くのパターンがあります。どの文章が最適ということはありませんが、できれば自分が書いている文章の意味を調べて理解した上で記載しましょう。

志望の経緯と簡潔な自己PR

時候の挨拶に続いて、志望の経緯や自己PRなどを簡潔にまとめて記します。イメージとしては全体で4〜5行程度がいいでしょう。文章量が多すぎても少なすぎても採用担当者にあまりいいイメージは与えません。適度な文章量を意識しましょう。

文章の初めは、応募の経緯に関して簡単に書きます。最初に紹介した「何を」、「なぜ？」にあたる部分です。続いて志望動機や自己PRを記載します。最後に文末の締めの文章を付け加えましょう。

面接の申し込み

文末の文章では、「履歴書を読んでいただき、面接に呼んでもらいたい」という思いを文章にすればOKです。

本文の下には結語として上でも書いた通り「敬具」と記します。

ビジネス文書の場合、状況によっては頭語に「前略」、結語に「草々」とする場合もありますが、これは非常に急いでいる案件などで、急ぎ挨拶等は省略して送りますというケースで使います。履歴書の送付状にはそぐわない頭語・結語になりますので、履歴書の送付状の場合は「拝啓」・「敬具」を使用しましょう。

同封書類について

本文の下には、同封している書類とその枚数を書きます。最初に紹介した「何を」、「何枚」の部分に当たります。

用紙の中央に「記」と書き、その下に同封している書類の名称と枚数を記載しましょう。

すべて書き終えたら内容を見返し、必要な項目がすべて記されているか、誤字脱字はないかを確認し、用紙の一番下に「以上」と記入して送付状は完成です。

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履歴書の送付状のNG例

履歴書の送付状を作成する際、NGとなる記入例に関していくつか紹介しておきます。封筒に封入する前に下記項目に該当していないかしっかり確認してから封入しましょう。

定型文しか書いていない

送付状はある程度形式があり、書く内容に関しても自由度が高い書面ではありません。だからといって、本文が定型文そのままというのは推奨できません。採用担当者は多くの履歴書に目を通しています。ネット上でよく見かけるような定型文に関してもある程度承知をしているものです。定型文をそのままコピペしているような自己PRなどでは、好印象はおろかむしろ悪い印象を持つケースもありますので注意が必要です。必ず自分の言葉で書くようにしましょう。

ただし、本文冒頭の時候の挨拶に関しては定型文でOKです。ここは審査対象というより、ビジネスマナーを持っているかどうかを確認されるポイントですので、しっかり定型文を理解して使えているかが重要です。季節に適した時候のあいさつであれば、定型文をそのまま利用して問題ありません。

日付や自分の連絡先などが抜けている

送付状といっても採用担当者に提出する正式な書類であることに変わりはありません。必要な項目が抜けている送付状では好印象を与えないでしょう。

特に自分の住所や電話番号といった情報は重要です。万が一履歴書や職務経歴書等に不備があった場合、採用担当者は送付状の連絡先に連絡する可能性があります。その連絡先が抜けていた場合、連絡をせずに不採用としてしまうケースがあります。そもそも正式な文書に書いてあるべき情報が抜けているという時点で評価が下がる可能性がありますので注意しましょう。

担当者や会社名の誤記

送付状は採用担当者、応募先企業への挨拶を兼ねている文書です。その文書において、会社名や担当者、担当部署に関して誤字があるのはNGです。もちろん略称で記すのもNGとなります。初対面の目上の方をいきなり愛称で呼ぶようなものであり、採用につながるとは思えません。

応募する会社の会社概要などを確認し、正式な社名で応募するようにしましょう。

不要な自己PR

上でも触れましたが、送付状に過度な自己PRを記載するのはNGです。送付状にいくら細かく記入しても、まず採用担当者は読みません。より細かく自己PRをしたいという方は、職務経歴書などにしっかり書き込みましょう。

そもそも自己PRは長ければ好印象というものではありません。長すぎる自己PRは、文章をまとめる能力に欠けるという評価につながりやすく、マイナスの評価を受けるケースもあります。

送付状は挨拶をするための文章であるというイメージで、自己PRは簡潔にまとめることを意識しましょう。

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送付状の見本

以下は病院に応募した想定の見本です。一般企業への応募時と書き方に大きな違いはありません。

「時下」の部分は、応募時期に合わせて上で紹介した時候のあいさつを使ってください。

「貴院」の部分は、一般企業・会社の場合は「貴社」、介護施設であれば「貴施設」と応募先に合わせて使い分けてください。

履歴書の送付状が不要なケース

履歴書を送付する際、送付状は必須です。しかし必須となるのはあくまでも「送付する場合」に限ります。郵送で履歴書を送付するという場合にのみ作成する文書です。

企業によっては電話等で申し込んだ後、いきなり面接を行うというケースがあります。こういった場合は面接の場に履歴書を持参するように言われるのが一般的です。履歴書を持参するのであれば、送付状は不要ということになります。

また、履歴書をメールで送付する場合も送付状は不要です。メールの場合は件名にしっかりと用件を記入した上で、メール本文に送付状に書くべき内容を記入の上送信しましょう。

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送付状に関するQ＆A

履歴書の送付状に関して、疑問に思われることが多い点をQ＆A方式でまとめましたので確認していきましょう。

Q.送付状を添付し忘れた場合は履歴書を送付し直した方がいい？

A.そこまで重要な書面ではないので、履歴書送付済みであれば再送付は不要です。

送付状自体はそこまで重要な書類ではありません。また送付状の有無が採用に直結するということもあまりないかと思います。送付状の添付を忘れたからといって、履歴書を再送付する必要はありません。再送付することで採用担当者に余計な手間をかけてしまう可能性があり、そのほうが採用に悪影響が出る可能性があります。

Q.送付状は手書きの方が気持ちが伝わる？

A.送付状はビジネスの文面ですので、PCでの作成が理想です。

送付状は自己PRをするための文書ではありません。あくまでも挨拶と送付した書類に関して紹介するための文書ですので、この文書で熱意を伝えるという必要はありませんし、そもそも採用担当者も熱意を感じようとして見ていることはありません。意識すべきはビジネスマナーを守れているかという点ですので、PCで見やすく作成することを意識しましょう。

Q.送付状の有無が採用に影響する？

A.採用担当者に好印象を与えるという意味ではまったく影響がないとは言い切れません。

影響がまったくないということはないでしょう。しかし、送付状によって合否が決まるというほど重要な文書でもありません。最低限守るべきマナーさえ守れていれば問題ない文書といえます。

Q.送付状や履歴書を入れる封筒は？

A.角形2号（240mm×332mm）または角形A4号（228mm×312mm）を用意しましょう。

履歴書や職務経歴書といった書類は、あまり折り目が多くない方が、採用担当者も管理がしやすいですし、読みやすくなります。そのため封筒はA4の用紙を折らずに封入できるサイズを選びましょう。

また、あくまでもビジネスシーンで使用する封筒ですので、余計な装飾のない、シンプルな封筒がおすすめです。

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まとめ

履歴書を郵送で送付する際には、送付状を添付するのがマナーです。その送付状には基本的な書き方があり、書くべき内容もほぼ決まっています。こうしたルールをしっかり守れていることが重要です。

送付状の出来が採用の合否に直結するケースは稀ですが、送付状のルールが守られていないと、採用担当者に良い印象を持ってもらえないのは事実です。履歴書を読む前にマイナスの印象を与えないためにも、しっかりとルールを守った、読みやすい送付状を作成するように心がけましょう。