離職証明書とは？離職票との違いや役割、記入方法をわかりやすく解説

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1.離職証明書とはどのような書類なのか

離職証明書の正式名称は「雇用保険被保険者離職証明書」です。この正式名称から分かる通り、雇用保険に加入していた被保険者が、離職したことを証明するための書類となります。

離職した事実の証明書ですから、退職者が作成するわけにはいきません。旧勤務先が証明する必要があります。そのため離職証明書は旧勤務先が作成します。では、何のために必要な書類なのか、似た名称の書類とは何が違うのかという点を解説していきましょう。

使い道は基本的に1つだけ

離職証明書は、離職票の発行申請のために必要な書類です。雇用保険に加入し、一定期間働いた方は、退職後に失業保険（失業手当）の受給申請が可能になります。離職票は失業保険を申請するための書類であり、その離職票を作成するために離職証明書が必要です。

離職証明書の役割は、離職票の発行のためだけです。その他に使い道はありません。また後の項で詳しく解説しますが、そもそも離職証明書は退職者の手元には届かない書類です。また、離職証明書を単独で旧勤務先に作成してもらうということもありません。

離職証明書はあくまでも補助的な書類ということは理解しておきましょう。

離職票との関係性

離職証明書と離職票は違う書類です。しかし、厳密にいえば離職票の一部が離職証明書ともいえます。この2つの書類がどういった関係かを詳しく説明していきましょう。

まず発行の方法ですが、どちらも退職者が旧勤務先に発行申請を行います。また、どちらの書類も発行義務があります。この2点は同じですが大きく違うのが発行者です。離職証明書は旧勤務先が、離職票はハローワークが発行者です。

そして発行の目的ですが、離職票は失業手当の受給申請で使用します。この離職票を発行するために必要な書類が離職証明書です。

また、離職票という書類は2枚一組であり、そのうちの「離職票-2」という書類が離職証明書となります。そのため最初に離職証明書は離職票の一部であると書いたわけです。

一般的に離職証明書と呼ぶのは、離職票の発行申請のため、旧勤務先が作成した状態です。最終的に離職票-2として退職者の手元に届いた場合は、離職証明書は離職票の一部として扱われます。

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2.離職票発行までの流れを解説

離職証明書の役割に関してより具体的に説明するために、離職票の申請から発行までの流れを紹介していきます。この流れの中で離職証明書の役目がより分かりやすくなるでしょう。

また、最初に離職証明書は退職者の手元には届かない、単独で発行されることはないと書いた意味も伝わるかと思います。

離職票の発行を依頼する

まず、退職者の中で失業手当の受給を希望する方が、旧勤務先に離職票の発行を依頼します。

失業手当を受給するためには、「失業」の状態である必要があります。ハローワークが定義する「失業」の状態とは、「労働する能力と意思がありながら職を失ったものの、積極的に新たな職を探している」状態です。つまり、退職の時点ですでに次の職が決まっている方は、失業という状態ではないため失業手当も受け取れません。こういった方は離職票の必要がないということになります。

退職者の中には、離職票が不要な方もいるため、発行するかどうかは退職者から希望があるかどうかで決まります。何もせずに自動的に発行される書類ではありませんのでその点は理解しておきましょう。

また、失業手当を受給できるのは、一定期間雇用保険に加入して働いていた方のみです。申請をする方は、まずは自分が雇用保険に加入していたかどうかを確認しましょう。雇用保険に加入して働いていた方であれば、正社員ではない、契約社員の方はもちろん、パート・アルバイトの方でも受給申請が可能です。まずは自身が雇用保険に加入していたかどうかを確認しましょう。

旧勤務先が必要書類を用意する

離職票の申請に必要な書類は以下の通りです。

• 雇用保険被保険者資格喪失届
• 雇用保険被保険者離職証明書

離職票の発行申請に必要な書類は主に上記2点です。「資格喪失届」で退職者が雇用保険の被保険者である資格を失ったことを証明します。「離職証明書」には、その退職者に支払っていた賃金などの情報を記載します。失業手当の受給額は、旧勤務先が支払っていた賃金を基に決定しますので離職証明書が必要というわけです。

厳密に言えば上記2点の書類に加え、その内容を証明するための書類を何点か合わせて送付しますが、この点に関しては退職者の方には関係のない部分ですので割愛します。

離職証明書の内容を確認し署名する

離職証明書には、賃金の情報のほかに、離職理由などを記入する欄があります。こうした指定の記入欄に旧勤務先が記入を行った上で、退職者に提出します。退職者は離職証明書に記載されている内容に間違いがないかを確認し、問題がなければ署名して離職証明書は完成です。

ただし、退職者が退職後に離職証明書を作成する場合は、退職者の署名が無くても問題はありません。離職証明書は3枚複写の用紙となっており、そのうちの1枚が最終的に「離職票-2」と呼ばれる用紙となります。この離職票-2を退職者がハローワークに提出する際、必ず署名が必要です。

つまり、最終的に退職者は離職票-2（離職証明書）に署名することになるため、省略が可能ということです。

旧勤務先からハローワークに「被保険者資格喪失届」とともに提出

離職証明書が完成したら、資格喪失届とともにハローワークに提出します。これで旧勤務先が行う申請手続きは終了です。ちなみにここまでの流れの中で、退職者が行うのは、申請を行うことと、離職証明書が送られてきた場合に内容を確認して署名する事のみです。

ハローワークから旧勤務先に「離職票」が送付される

会社が提出した書類に問題がなければ離職票が発行されます。離職票は退職者の手元ではなく一旦旧勤務先に送付され、旧勤務先が会社控えを保管した上で退職者に送付します。

旧勤務先から退職者に「離職票」が送付される

多くの場合、離職票は郵送で受け取るため、退職者は退職後の住所を旧勤務先に伝えておく必要があります。引っ越しをせずそのままの住居で暮らす場合は問題ありませんが、退職を期に実家に戻る、引っ越しをするという場合は、事前に旧勤務先に新住所を伝えておきましょう。

もちろん郵便局に転送願いを提出しておけば離職票も転送されます。ただし、転送には数日期間が必要です。ここまでの流れを見ていただいた通り、離職票の発行にはある程度の期間がかかります。旧勤務先はハローワークから離職票のテンプレートを取り寄せて必要書類を作成し、その他提出すべき書類を準備してから申請します。その後ハローワークで離職票を作成しますので、1日や2日で完了する作業ではありません。

一般的に離職票は、申請から発行まで10日～2週間程度かかります。その上転送で数日かかってしまうと、離職票が手元に届くまでかなりの時間がかかることになります。できるだけ早く離職票が欲しいという場合は、新住所を事前に旧勤務先に伝えておくほうがスムーズに手続きが進むでしょう。

退職者がハローワークで失業保険受給手続きを行う

離職票が手元に届いたら、必要項目を記入し、ハローワークに持参して失業手当の受給申請を行います。受給申請の際は、失業であることが条件となりますので、積極的に就職先を探していなければいけません。ハローワークでは失業手当の支給手続きと同時に、転職先探しも併行して行いますので、どんな職に就きたいかなど考えた上で申請するのがおすすめです。

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3.離職証明書の書き方に関して

離職証明書は旧勤務先が作成する書類ですので、書き方自体は直接退職者の方には関係ありません。しかし、書き方や書いてある内容を理解しておくことは重要です。最終的に退職者の方は、離職証明書の内容を確認し、納得の上で署名しなければいけません。そのためにも離職証明書には何が記載されているのかを知っておきましょう。

退職者や事業所に関する情報

• 事業所・事業主情報
• 事業所番号
• 離職者氏名
• 離職者の住所または居所
• 被保険者番号
• 離職年月日

離職証明書のフォーマット上の書く順番は前後していますが、まずは事業者と退職者に関する情報が記載されます。退職者の住所に関しては、離職時点での住所です。事業主の情報として社名や事業所番号を記入し、必要な場所に社印を押印します。

この項目に関しては、退職者の方が細かくチェックすべき必要はないといえます。一応自身の名前や連絡先などに間違いがないかをチェックしてください。

賃金に関する情報

• 被保険者期間算定対象期間
• 被保険者期間算定対象期間における賃金支払い基礎日数
• 賃金支払対象期間
• 賃金支払対象期間の基礎日数
• 賃金額
• 賃金に関する特記事項

上でも少し触れましたが、失業手当は雇用保険に一定期間加入していなければ受給できません。また、支給される失業手当の金額は、賃金によって決定しますので、賃金に関する情報が必要となります。

★失業保険が受給できるための雇用期間

• 通常退社の場合　離職した日以前の2年間で、被保険者であった期間が通算満12ヶ月以上
• 倒産・解雇等の場合　離職した日以前の1年間で、被保険者であった期間が通算満6ヶ月以上

ちなみに上記が失業保険を受給できるための、被保険者期間の規定です。この規定をクリアしていれば受給申請ができます。

賃金の情報に関しては、書かれている賃金の金額が正しいかどうかをチェックしましょう。

退職理由

離職証明書には退職理由を書き込む欄があります。退職理由は一般的に、「自己都合」か「会社都合」のどちらかになります。自己都合とは転職をする予定で退職するなど、退職者が自身の判断で退職する場合に使用されます。会社都合とは会社の倒産など、退職者の意に沿わない理由での退職を指します。

失業手当は、自己都合よりも会社都合の方がより早く、長期間支給されるという特徴があります。ただし、より多くの失業手当を受け取りたいからといって、自己都合退職を会社都合退職と偽ることはできません。

旧勤務先から事前に離職証明書が届いた場合、または離職票が届き離職票-2（離職証明書）に署名する場合は、上記の項目に間違いがないかを確認の上で署名しましょう。もし、自分の認識と違う記載があった場合は、旧勤務先に連絡して内容を確認してもらう必要があります。必要であれば修正の上再申請してもらわなければいけませんのできちんと確認しましょう。

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4.離職証明書はいつまでに発行すべきか？

企業は離職証明書を発行する義務があり、違反した場合30万円以下の罰金が科されることがあります。またハローワークへの提出期限が定められています。提出期限は「退職した方が雇用保険の受給資格を喪失した翌日から10日以内」です。

従業員が雇用保険の被保険者資格を喪失するのは、退職した日の翌日です。つまり「退職日から12日以内」というのが提出期限と言えます。こちらに間に合うよう離職証明書を発行しなければなりません。

離職証明書が期限内に提出されて、そこから先の手続き期間を考慮しても、およそ2週間程度で離職票が発行され、退職者の手元に届くといわれています。もちろん繁忙期などがありますので、2週間以上かかるケースはありますが、きちんと発行義務と提出期限を遵守していれば、3週間以上かかることは稀と考えられます。

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5.離職証明書を発行すべきケースと不要なケース

離職証明書を発行しなければいけないケースと、そうではないケースについて解説していきます。発行が必要なケースは限られていますので、その点を覚えておけば問題ないでしょう。

退職者が失業保険の受給を希望する場合は必要

離職証明書の役割を考えると、発行が必要になるのは、退職者が失業手当の受給申請を行うケースということになります。

失業手当の申請を行うかどうかは退職者次第ですので、離職票を発行するかどうかを決めるのは退職者次第です。退職者が失業手当の受給申請を行う予定があれば、旧勤務先に発行してもらうように依頼しましょう。その時点で離職票の発行手続きが始まり、同時に離職証明書が発行されることになります。

離職票はすべての退職者に必要な書類ではありません。退職者から申請がなければ、企業は発行しないのが通常ですので、この点はよく理解しておいてください。

退職者が満59歳以上の場合は必要

退職者が失業手当の受給申請を行う以外のケースでは、退職者が満59歳以上であるケースで離職証明書の発行が必要になります。この場合は離職者からの申請がなくとも、企業は必ず離職証明書を発行しなければいけません。

2021年4月1日に施行された「改正高年齢者雇用安定法」により、企業にはこれまで以上に高年齢者の雇用を推進していくよう環境整備を行うことが義務付けられました。定年後も働く高年齢者には、「高年齢雇用継続給付金」が支給されます。高年齢雇用継続給付金とは、60歳で定年を迎えるなどした労働者が、その後も継続して働く場合、賃金が下降した分を補填するための給付金です。2025年4月1日以降は、以下のような条件で支給が行われます。

定年前との各月の賃金比較	給付金支給率
64%以下	60歳までに支給された賃金額の10%
65～75%未満	60歳までに支給された賃金額の０～10%
75%以上	不支給

参照：厚生労働省

つまり、定年時の毎月の賃金が50万円だった場合で、定年後も継続して働く時の賃金が32万円以下の場合は5万円が支給され、37万5000円を超える場合は支給されないという計算になります。正確にはもう少し複雑な条件の上で計算しますが、イメージとしてはこのようになります。

この高年齢雇用継続給付金を計算するためには、退職時点での賃金の情報が必要です。その情報を確認するために、離職証明書が利用されるということです。

退職者が失業保険の受給不要な場合は不要

退職した時点ですでに次の職が決まっているなど、失業手当の受給申請を行わないというケースでは離職票・離職証明書は不要の書類ですので申請は不要です。

退職後、個人事業主として働く場合などで、健康保険や年金を国民健康保険、国民年金に切り替える場合、申請に必要な書類の中に離職票が含まれます。ただし含まれているだけで、離職票でなければいけないわけではありません。ほかの書類でも代用が可能です。

国民年金や国民健康保険への切り替えで離職票が必要な理由は、離職年月日を正確に知るためです。旧勤務先が作成した書類で、正確な離職年月日が確認できれば問題ありません。

この場合には退職証明書がおすすめです。退職証明書を推奨する理由は、発行までにかかる時間が短い傾向にあるためです。離職証明書や離職票は、旧勤務先からハローワークに申請を行って発行する書類のため、どうしても発行までに時間がかかります。退職証明書は旧勤務先が独自に作成できる書類ですので、発行までにそこまで時間がかかりません。

失業手当の受給申請を行わないというのであれば、わざわざ時間がかかる離職証明書の発行をする必要はないでしょう。

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6.離職証明書に関するQ＆A

離職証明書に関する疑問として、ネット上で目立つ疑問に関してQ＆A方式で回答していきます。

Q.離職証明書は退職者の手元にいつ届きますか？

A.離職票-2という形でおよそ2週間程度で届きます。

離職証明書という名称で退職者の手元に届くのは稀で、多くの場合は離職票-2という名称の書類となって退職者の手元に届きます。つまり、離職証明書が手元に届かないからといって、退職者の方が慌てる必要はありません。

離職票が退職者の手元に届くのはおよそ2週間前後が目安です。旧勤務先やハローワークの業務が立て込んでいる時期などは、もう少し時間がかかるケースもあります。ただし1ヶ月以上経過しても届かない場合は、旧勤務先やハローワークに問い合わせた方がいいでしょう。同時にハローワークに状況を説明し、失業手当の仮申請ができないか相談してみることをおすすめします。

離職証明書という名称で退職者の手元に届く場合は、内容を確認の上署名してほしいというケースです。この場合は内容に間違いがないかを確認して旧勤務先に送り返しましょう。ハローワークへが旧勤務先から、ほかの必要書類とともに提出する必要がありますので、退職者からハローワークに提出しないようにしましょう。

Q.離職証明書が届かない場合の対処法は？

A.旧勤務先もしくはハローワークに確認しましょう。

離職証明書、つまり離職票-2が退職者の手元に届かない原因はいくつか考えられます。退職者が引っ越しを行うなどで、手元に届いていないケースを除けば、旧勤務先かハローワークかのどちらかで手続きが滞っている可能性が高いといえます。

まずは旧勤務先に連絡し、ハローワークに提出しているかどうかを確認しましょう。企業としての繁忙期などと重なった場合は、提出を忘れている可能性があります。旧勤務先ですでに申請済みということであれば、ハローワークに連絡します。ハローワークにも繁忙期があり、3・9月末などは利用者が多いため、さまざまな業務に時間がかかる傾向があります。申請を受けているものの発行できていないというのであれば待つしかありません。申請を受けていないという事であれば再度旧勤務先に連絡してください。

万が一旧勤務先に何度連絡しても誠実に対応してもらえない場合は、弁護士等法律の専門家に相談するのもひとつの手です。離職証明書には発行義務がありますので、法律の専門家に相談し今後の対策を聞くのがおすすめです。

Q.離職証明書に退職者は何を記入すべきですか？

A.内容を確認の上署名を求められるケースがあります。

離職証明書は原則として旧勤務先が作成する書類です。上でも書きましたが、稀に退職者の署名が求められるケースがありますが、それ以外の項目に記入することはありません。

ただし、離職証明書が離職票-2として手元に届いた場合、数か所記入しなければいけません。離職理由など、指定された項目にきちんと記入の上、署名して提出しましょう。

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7.まとめ

離職証明書は離職票の発行に必要な書類です。旧勤務先が作成し、ハローワークに提出することで離職票が発行されます。退職者の手元に届く離職票は2枚セットです。そのうち離職票-2と呼ばれる用紙が離職証明書となります。

離職証明書には退職者の署名が最終的に必要になりますが、署名するタイミングは2つあります。ハローワークに提出する前か、離職票として発行された後かです。いずれの場合でも、記載の内容に問題がなければ署名しましょう。自分の認識と違う内容が記載されていた場合は、旧勤務先に問い合わせる必要があります。

離職証明書は失業手当の受給申請を行う方のみに発行される書類のため、退職者から申請がなければ作成されません。ただし、退職者の方が満59歳以上の場合は、退職者の要望とは関係なく必ず発行しなければいけない書類ですので、この点を覚えておきましょう。