退職証明書とは？使い方やもらい方から記載内容まで徹底解説

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1.退職証明書とは？

退職証明書は読んで字のごとく、その労働者が自社を退職したことを、旧勤務先が証明する書類です。公的な書類ではありませんが、転職活動をしていると、転職希望先から提出を求められるケースがある書類です。

退職証明書を発行してもらう方法や、名称が類似した書類とは何が違うのかという点を解説していきましょう。

退職者が会社に申請して発行してもらう

退職証明書を作成するのは旧勤務先であり、退職者自身ではありません。旧勤務先の担当部署に発行を依頼して作成してもらいます。退職証明書に関しては、すべての退職者に必要不可欠な書類というわけではありません。不要とする方には発行する必要がない書類のため、必要となった方が自ら旧勤務先に依頼して発行してもらいます。

発行の申請ができるのは、基本的には退職後です。在職中に申請しても発行されません。仮に退職日がすでに決定していても、退職日以降でないとそもそも作成できません。ただし、退職ではなく解雇の場合、会社が解雇を予告した日以降であれば申請が可能になります。

退職証明書は労働基準法第22条において、発行が義務付けられています。退職者から申請があった場合、企業は速やかに対応し発行する義務があります。

また、同法律において、発行義務が生じる期間は退職から2年間と定められています。退職者の方は、退職後2年以内であれば、いつでも旧勤務先に発行申請が可能です。

離職票との違い

退職時必要になる書類の中に、離職票という書類があります。退職証明書同様に、退職者から発行申請があった場合のみ発行される書類ですので、混同されることも多い書類といえます。

離職票は正式名称を「雇用保険被保険者離職票」といい、雇用保険に一定期間加入していた方が、退職後に失業保険を受給するために必要な書類です。

離職票と退職証明書には発行までに必要な時間に差があります。

離職票は退職者が発行申請を行います。その申請を受けた旧勤務先がハローワークに必要書類を提出して、ハローワークから発行される書類です。そのため申請から退職者の手元に届くまである程度時間がかかるという特徴があります。

一方退職証明書は、旧勤務先が自社内で作成できる書類ですので、発行までの時間が比較的短いというのが特徴です。

在籍証明書との違い

在籍証明書とは、労働者がその企業に在籍していること、また在籍していたことを証明するための書類です。その企業に在籍している方が、住宅ローンの申し込みや、保育園の申し込みなどの際に提出するケースが多く、在籍中に取得することが多い書類といえるでしょう。

在籍証明書は、退職後にも発行申請することが可能です。転職先企業から提出を求められるケースがあり、その場合退職者は用意しなければいけません。退職証明書との大きな違いは、企業側に発行義務があるかないかです。

退職証明書には発行義務がありますが、在籍証明書に関しては企業に発行義務がありません。申請があったとしても発行するかどうかは会社側の判断でとなります。つまり発行しないという決断も可能なわけです。

転職先から在籍証明書の提出が求められるという場合は、履歴書に書かれている経歴を確認するための書類というケースが多いでしょう。これは退職証明書でも代用可能です。そう考えた場合、発行義務のある退職証明書の発行を求める方が確実といえます。

解雇理由証明書との違い

解雇理由証明書と退職証明書の大きな違いは、職を辞した理由が「退職」か「解雇」かという点となります。

解雇理由説明書は、会社から解雇された方が、なぜ解雇されたのかその理由を知るために必要な書類です。解雇された理由に納得していない方が、会社側と争うために必要な材料として発行申請するケースが多いといえます。

同じ労働基準法第22条で定められた発行義務のある書類ではありますが、転職などの目的で自主的に退職をされた方にはかかわりのない書類であるのは間違いありません。

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2.退職証明書はどんな場面で必要か

退職証明書は発行義務がある書類ですので、すべての退職者が旧勤務先に発行を申請することができます。しかし、使い道は比較的限られている書類ですので、退職者の方すべてに必要な書類というわけではありません。では、どのような場面で使用する書類なのか、その使い道を解説していきましょう。

転職先から提出を求められる

旧勤務先を退職した後、ほかの企業に就職する、いわゆる転職をする場合に、転職希望先企業から退職証明書の提出を求められるケースがあります。転職希望先企業は、申込者の履歴書や職務経歴書を基に書類審査を行うのが一般的です。

履歴書や職務経歴書は、求職者本人が作成する書類です。その内容を裏付けるという意味で、退職証明書の提出を求める企業があるわけです。退職証明書は旧勤務先が作成する資料ですので、旧勤務先がその求職者に対しどのような評価をしていたのかを知ることができる資料でもあります。

また、過去に中途採用者の採用で問題があったという企業などは、退職証明書も確認する傾向にあります。さらに、老舗企業の中には、自社のルールとして提出を求めるケースもあるため、転職先から要望された場合にはしっかりと用意しましょう。もちろん記載すべき項目もしっかりと指定して発行申請をするのがポイントです。

退職証明書が発行されないため転職の申し込みができないという場合は、転職希望先企業に問い合わせをしてみましょう。申請はしているという状況を伝えた上で、ほかに代用となる書類はないか確認してみるのがおすすめです。どうしても退職証明書が必要であると言われたら、旧勤務先に連絡をし、事情を説明して至急発行してもらえるようにお願いしましょう。

国民年金・国民健康保険への加入申請時

労働者が退職し、新たな企業に就職するのではなく、個人事業主として仕事を始めたりする場合、その方は健康保険や年金を切り替える必要があります。社会健康保険から国民健康保険に、厚生年金から国民年金に切り替える場合、退職日を証明する書類が必要になります。

退職日を証明する書類として、多くの場合指定されるのが退職証明書や離職票です。

旧勤務先を退職し、転職が決まるまである程度期間が空くという方も、国民健康保険・国民年金に一時的に切り替える必要があります。こういった方も離職票よりも退職証明書の方が、早く発行されるケースが多いため、退職証明書を申請するのがおすすめです。

失業保険の手続き時

失業保険（失業手当）の受給申請も必要書類は、離職票というのが基本です。しかし、旧勤務先の事情などで、離職票の発行が遅れてしまった場合、退職証明書でも受給申請が行えるケースがあります。

ただし、原則として失業手当の受給申請には離職票が必要ですので、失業手当の受給申請を行う予定の方は、まずは離職票の発行申請をするのがおすすめです。

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3.退職証明書の記載内容

退職証明書は単に退職した事実を記載するだけではありません。転職先企業が提出を求めるということは、採用に関連する情報が記載されている書類ということになります。

では、具体的にどのような内容が記載されるのか、退職証明書の内容に関して解説していきましょう。ここでは主に退職証明書を作成する担当者向けに、書き方の注意点とともに記していきます。

定められた書式はない

退職証明書は発行義務がある書類ですが、公的書類ではありません。また、書式や書く内容に関しても、厳密に言えば指定されていません。もちろん書類として最低限必要な項目はいくつかありますが、内容に関しては退職者が記載を希望した内容を記載するのが一般的です。最低限必要とされる項目は以下のような項目です。

• 書類名（退職証明書）
• 証明年月日
• 退職した従業員名
• 証明内容

まずは当然ですがこの書類がどのような内容の書類なのか書類名を示します。証明年月日は退職証明書を作成した日付を記入します。書類内に年号を記す必要がある場合は、この証明年月日も含め、和暦や西暦かどちらかで統一しましょう。

さらに退職者の氏名を記載し、以下退職者が記載を希望した項目に関して証明することを書き加えます。

退職者の方は、退職証明書の発行を申請するのと同時に、どんな内容を記載するのかも指定しなければいけません。どのような目的で使用するのか、どのような内容が書いてあればいいのかを考えた上で、きちんと項目を伝え記載してもらうようにしましょう。

主な記載内容

退職証明書は、退職した方がその企業に在籍したこと、そして退職したことを証明する書類です。そのために一般的に記載される内容というのもあります。そんな基本的な項目を紹介していきましょう。

• 使用期間
• 退職者が担当していた業務の種類
• 自社における退職者の地位
• 離職以前の賃金
• 退職の事由

使用期間は退職者が旧勤務先に所属していた期間で、使用開始日と退職日の日付を記載します。さらに旧勤務先で退職者が所属していた部署や、そこで担当していた業務、また地位（役職等）などを明記していきます。これに加え、退職者が離職する以前の賃金や退職した理由などを記入するのが一般的です。

退職者が所有している資格や、業務態度などといった項目は、退職者が履歴書や職務経歴書に記載し自己PRをしていますので退職証明書には不要です。旧勤務先での業務や地位、賃金など事実のみを明確に記載するようにしましょう。

記載内容は退職者が指定できる

上でも説明した通り、どの項目を記載するかは退職者が決めます。上記の項目で、退職証明書に必要と思われる項目を指定して旧勤務先に発行申請を行うのが一般的です。

自身の業務に関する能力や経験を証明するためであれば、担当部署や地位だけを記載してもらい、賃金や退職理由に関しては記載しない退職証明書の発行も可能ということです。

退職者の方は退職証明書を何に使用するのか、その使用目的のためにはどの項目の記載が必要かを考えて申請する必要があります。申請を受けた旧勤務先の担当者は、退職者が希望する項目をしっかりと記載し、漏れがないようにした上で発行しましょう。

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4.退職証明書のもらい方

退職証明書の使い道や、記載すべき内容に関して紹介してきました。では具体的に退職証明書はどのタイミングで発行申請を行い、どのように発行してもらうかをまとめていきましょう。

請求は退職後に行う

退職証明書の発行申請は、退職した後に行います。退職証明書は退職したことを証明するための書類ですので、在職中には作成できません。退職前に転職に向けて就職活動を始める方も多いかと思います。そんな時に退職証明書の提出を求められた場合は、まだ在職中のため発行されませんと答え、代用になる書類はないかを確認するといいでしょう。

実際に職を辞する前に発行してもらえるケースは、旧勤務先から解雇予告を受けたケースです。この場合は予告を受けた日以降であれば退職証明書の発行申請が可能です。

また、退職証明書は退職後2年以内であれば、いつでも発行申請が可能です。退職直後ではなくても、必要なタイミングで発行申請を行いましょう。２年以上経過している場合、企業に退職証明書の発行義務はありませんので、発行してもらえるかどうかは企業次第です。2年以上退職した方のデータを保管している企業であれば、受け付けてくれる可能性はありますので、電話等で担当部署に確認してください。

記載内容を指定する

発行申請の際は記載内容を指定します。記載する内容に決まりはありませんが、何に使用するかで必要な情報は変わります。国民年金や国民健康保険の切り替えで使用する場合は、退職した年月日が分かればほかの項目はあまり必要ではありません。転職希望先に提出するのであれば、所属していた部署やそこでの業務内容、地位といった部分が重要になりますし、退職直前の賃金も必要になるでしょう。

発行してもらった退職証明書を何に使用するかを考えた上で、どの項目を記載してもらうか、分かりやすく指定した上で申請するのがおすすめです。また、申請に関する連絡は担当部署への電話連絡がいいでしょう。メール等の場合、先方が見落とす可能性があります。電話で発行の申請を行い、後にメールで記載内容の詳細を送るのがベストです。記載内容に関してはメール等で文字で残しておく方が間違いありません。

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5.退職証明書が発行されない場合の対処法

旧勤務先に退職証明書の発行申請を行ったものの、退職証明書がなかなか発行されないというケースがあるかと思います。申請からどのくらいで発行されるかは旧勤務先次第ではありますが、何週間経っても発行されないのであれば対処しなければいけません。

もちろん旧勤務先の担当部署に問い合わせるというのが最初にできる対処法です。申請をするタイミングでどの程度で発行されるかの目処を聞いておき、その期間を過ぎても届かない場合は一度担当部署に連絡して確認してください。単純な発送忘れや、発送先の住所の間違い等の可能性が考えられます。

ここでは、それでも発送されないケースの対処法をいくつか紹介していきます。

転職先にほかの書類で代用できないか相談する

退職証明書を転職先に提出する予定に方は、転職希望先に連絡し、発行申請は行っているがいつ発行されるか分からない旨を告げ、ほかの書類で代用できないかを確認しましょう。退職証明書は何かの手続きに必須な公的書類ではありません。あくまでも応募者を採用するかどうかの判断材料の一つにすぎません。代用の書類を指定してくれる企業は少なくないかと思います。

労働基準監督署に相談する

旧勤務先に催促の連絡をし、退職証明書は発行義務のある書類であることを伝えても対応してもらえない場合は、管轄の労働基準監督署に相談するのがおすすめです。労働基準監督署から正式に発行するようにと指導が入るかと思います。

もちろんこの手段をとれば、旧勤務先と退職者の関係性が悪化する可能性があります。退職した会社だから関係性は考えないというのであれば問題ありませんが、関係性の悪化は避けたいという方にはあまりおすすめできません。ただし、指導が入ったことによって発行されるようになるケースは多いでしょう。

弁護士等に相談する

労働基準監督署からの指導があっても発行されない場合は、法律の専門家である弁護士等に相談しましょう。退職証明書を発行しないのは労働基準法違反となります。法律の専門家である弁護士に今後の対策を相談するのが最適です。

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6.退職証明書に関するQ＆A

退職証明書に関して、多くの方が疑問に持つであろう項目に対し、Q＆A方式で回答していきたいと思います。

Q.退職証明書は必ずもらえる？

A.発行申請すれば必ずもらえますが、申請しなければ発行されません。

退職証明書は労働基準法第22条によって、発行が義務付けられている書類です。企業は発行申請を受けたら必ず発行しなければいけない書類です。ただし、退職証明書はすべての退職者に発行する書類ではありません。発行するのはあくまでも退職者の希望があった場合となりますので、必要な方は必ず旧勤務先に発行を申請しましょう。申請を行えば発行してもらうことができます。

ちなみに退職証明書は正社員採用の方だけが発行してもらえるということはありません。パートやアルバイト、契約社員といった雇用形態でも発行してもらえるケースがあります。

Q.退職証明書は本人以外でも発行してもらえる？

A.委任状等があれば可能ですが、原則として本人が請求するものです。

近年では退職にあたって「退職代行業」などを利用する方も少なくありません。せっかく退職代行を利用し、自身が旧勤務先に直接連絡することなく退職できた場合、退職証明書発行のために旧勤務先に自分で連絡するというのは難しいかもしれません。

退職証明書は原則退職者本人が発行申請をするものです。退職証明書には、退職前の賃金や、退職理由など退職者に関する個人的な情報も含まれているからです。こうした情報が第三者に渡らないためにも、本人が申請する必要があります。

ただし、本人が署名捺印した委任状があれば、本人以外の第三者が申請を行うことは可能です。何らかの理由で自分で旧勤務先に連絡することができない方、連絡が難しい状況の方は、委任状を用意し信頼できる代理人に方に申請を依頼してください。

Q.退職証明書はいつ受け取れる？

A.発行する会社次第です。

退職証明書の発行がいつになるかは対応する会社次第ですので一概にはいえません。会社も繁忙期であったり、担当者が退職証明書の作成に慣れていない場合などにはある程度時間がかかるケースもあります。

法律上では「速やかに発行すること」としていますが、明確な発行期限の規定はありません。そのため重要になるのが、いつ頃発行されるのかを確認しておくことです。退職し、退職証明書の発行申請をする際に、どのくらいの期間で発行されるかを確認しておきましょう。もし発行期限になっても手元に届かない場合は、再度旧勤務先に確認し、それでも誠実な対応をしてもらえない場合は、労働基準監督署や弁護士に相談しましょう。

Q.過去に退社した会社にも発行してもらえる？

A.退職証明書の発行期限は退職から2年以内です。

退職証明書の発行期限は、退職後2年間です。退職してから2年の間は、企業は退職者のデータを保管し、退職者から退職証明書の発行申請があった場合は速やかに対応しなければいけません。

2年以上経過した場合、企業に退職証明書の発行義務はなくなるため、原則発行してくれる企業は多くないでしょう。ただし、中には対応してくれる企業があるかもしれませんので、一応確認してみるのがおすすめです。

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7.まとめ

退職証明書は、退職者の要望に応じて旧勤務先が作成する書類です。退職者を雇用していた期間や退職者の担当していた業務、旧勤務先での地位、退職理由などを記載した書面であり、転職希望先企業に提出したり、国民年金・国民健康保険への切り替えの際に必要となる書類となります。

使用する場面が比較的限定的な書類であり、すべての退職者に必要不可欠な書類ではありません。そのため発行してもらうためには、退職者から申請する必要があります。退職証明書が必要な方は、退職後に旧勤務先に連絡し、発行申請を行いましょう。

退職証明書は公的な書類ではなく、書式の定めもありません。記載する項目に関しては、基本的には退職者の希望する内容を記載するものとなりますので、退職者の方は発行の申請と同時に、どのような内容を記載してほしいかも伝えるようにしてください。

退職時には多くの書類を取り扱う必要があります。それぞれの書類がどのような意味を持ち、どのような使い道があるのかを理解した上で、それぞれ適切に処理していくようにしましょう。