職務経歴書とは？履歴書との違いや作成方法と書く際の注意点

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1.履歴書と職務経歴書の違い

転職の場合は、履歴書とは別に職務経歴書が必要になります。一見同じような内容の書類だと思われがちですが、それぞれに役割があります。

・履歴書
学歴や受験資格の有無、通勤時間や希望の給与といった条件面を確認します。また、自筆でわかりやすい書類を作成することが出来るかどうかも見ます。

・職務経歴書
今まで関わってきた仕事内容が、これからの仕事に役立つ内容か、また仕事に対してどれくらい意欲があるか、転職理由に整合性はあるかなどを確認するために提出します。

上記のような違いがあります。特に専門職の場合、希望の職場で今までの経験を生かせるかをアピールできます。同じ専門職でも職場の規模によって仕事内容は変わってきますので、例えば大きな組織で働いていた場合は、作業が細分化されていたり、逆にいろいろな業務に携わらなければならなかったケースなど、どういった違いがあったかを明確に伝えることが、採用者に魅力を伝える説得力になります。

そういった履歴書では書けなかった詳しい業務内容についてを、職務経歴書は補えるのです。また大きなメリットとして、作成することは大変ですが、一度しっかりとしたものを作ってしまえば、直近の転職だけではなく、入力項目を増やすだけでその後も継続して使うことができます。じっくり考えながら採用の際に評価されるような職務経歴書を書き、転職に役立つものを考えていきましょう。

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2.職務経歴書のフォーマットと選び方

職務経歴書には、いくつかの代表的なフォーマットがあります。様々な種類の中から、それぞれの特徴を理解し、自分のキャリアや応募先に合った形式を選ぶことが大切です。

編年体・逆編年体・キャリア形式の違い

職務経歴書の主なフォーマットは、以下の3つです。

• 編年体形式：これまでの職歴を過去から現在に向かって時系列で記載
• 逆編年体形式：現在から過去に遡る形で職歴を記載
• キャリア形式：時系列ではなく、職種ごとやプロジェクトごとにまとめて記載

フォーマットの選び方と活用例

フォーマットは、自分がどのような強みを伝えたいかによって選びましょう。

長期間同じ業界・職種で働いてきた人は編年体形式、自分の直近の実績をアピールしたい人は逆編年体形式、複数の業種経験がある人やスキルベースで伝えたい人はキャリア形式が適しています。

3.職務経歴書の項目一覧とポイント

職務経歴書を効果的に仕上げるためには、各項目の書き方にもポイントがあります。

タイトル・氏名・日付の記載ルール

職務経歴書の冒頭には「職務経歴書」とタイトルを記載し、その下に氏名と日付を明記します。日付は提出日を記載し、和暦・西暦は履歴書と統一しましょう。

職務要約のポイントと例文

職務要約では、自身のこれまでのキャリアを2～3行程度で簡潔にまとめます。たとえば、「看護師として10年間、総合病院およびクリニックに勤務。主に内科・外科病棟での看護業務を担当し、リーダー業務や新人教育にも従事。」といった形です。

職務経歴・職務内容の記述方法

職歴は、勤務先名・期間・業務内容を時系列で記載します。業務内容は箇条書きで、具体的な仕事内容を端的に示します。担当業務や役職、成果は必ず明記しましょう。

活かせる経験・スキル・知識の整理法

これまでの業務で培ったスキルや経験は、応募先で活かせるものを中心にまとめます。たとえば、「新人教育」「部門立ち上げ」「チームマネジメント」「PCスキル」など、具体的な能力を挙げて整理しましょう。

資格・免許の効果的な記載方法

取得した資格や免許は、正式名称で記載します。看護師や介護福祉士など職種に必須の資格はもちろん、PCスキルやビジネス系資格なども記載すると評価につながります。

自己PRの作成ポイントと具体例

自己PRでは、自分の強みや仕事に対する姿勢、キャリアビジョンを明確に伝えます。具体例として、「これまで培ったチームマネジメント経験を活かし、組織全体の業務効率化に貢献したいと考えています。」など、応募先が求める人物像に合わせて作成しましょう。

4.職務経歴書の各項目の書き方

職務経歴書は、履歴書では伝えきれない具体的な経験やスキルを採用担当者に伝えるための重要な書類です。項目ごとに必要な情報を整理し、わかりやすくまとめることで、自分の強みを効果的にアピールできます。

ここでは、職務経歴書に記載すべき各項目の書き方について詳しく解説します。

タイトル・氏名・日付の記載ルール

職務経歴書を作成する際は、書類の最上部にタイトル・日付・氏名を記載します。タイトルは「職務経歴書」とし、中央寄せ・太字で記載することが一般的です。日付と氏名は右寄せで記載し、氏名はフルネームで記入します。

日付は、提出方法に応じて記載日を変えるようにしましょう。メールで送付する場合は送信日、郵送する場合はポストに投函する日、面接時に持参する場合は面接日を記載します。

また、職務経歴書を作成する段階では日付を空欄にしておき、提出時に記入すると良いでしょう。ただし、書き忘れには注意が必要です。

職務要約のポイントと例文

職務要約は、自分のこれまでのキャリアを簡潔にまとめたものです。一番はじめに記載することで、採用担当者が内容を把握しやすくなります。

アピールしたいことが多くても長すぎず短すぎず、3〜4行程度で簡潔にまとめることがポイントです。また、具体的な事実や数字を記載することで、より魅力が伝わりやすくなります。

【例】

23歳で看護師養成の専門学校に入学し、卒業後は総合病院の急性期病棟を中心に10年間勤務しました。急変時の対応を含む看護業務に従事し、月平均3〜5件程度の急変対応に携わる中で、冷静な判断力と迅速な行動力を培ってまいりました。

職務経歴・職務内容の記述方法

職務経歴は、時系列でこれまでの勤務先、所属部署、勤務期間を記載します。​

職務内容は、各職場での具体的な業務内容や役割、実績を詳細に記載します。​例えば、担当した診療科や病床数、チームの規模、リーダー経験などを具体的に示すことで、採用担当者に自身の経験を明確に伝えることができます。

活かせる経験・スキル・知識の整理方法

これまでの職務経験を振り返り、応募先で求められるスキルや知識を明確に整理することが大切です。

具体的には、これまで携わってきた業務や実績の中から、応募先で評価されそうな経験を洗い出し、分かりやすくまとめます。例えば、新人教育の担当経験や委員会活動、PCスキルを活かした事務作業などは、十分なアピール材料になります。また、急性期病棟での勤務経験や急変時の対応力など、現場で培ったスキルも強みとして整理しておくと良いでしょう。

資格・免許の効果的な記載方法

取得した資格や免許は、正式名称と取得年月を明記します。​看護師免許のほか、BLS（一次救命処置）やACLS（二次救命処置）などの認定資格、PC関連の資格も評価される場合があります。​また、現在勉強中の資格があれば、その旨を記載することで向上心を示すことができます。

自己PRの作成ポイントと具体例

自己PRでは、自身の強みや特長を具体的なエピソードと共に紹介します。​特に、これまでの経験を通じて身につけたスキルや知識を明確に示すことが大切です。

例えば、新人教育の経験がある場合は、どのような指導を行い、どのような成果につながったかを具体的に記載しましょう。また、これからどのようなキャリアを積みたいか、自身の目標を盛り込むことで、前向きな姿勢を伝えることができます。

【例】

これまでの看護業務では、スタッフ間のコミュニケーションを大切にしながら、チームマネジメントにも携わってまいりました。特に、新人看護師への指導においては、業務習得だけでなく、不安を軽減できるような声かけや相談しやすい環境づくりを意識し、配属後6カ月以内の定着率向上に貢献しました。今後は看護師としての業務だけでなく、スタッフが連携し協力し合える環境づくりにも取り組み、より良いチーム医療を目指してまいります。

5.職務経歴書を魅力的にするコツ

職務経歴書をより魅力的にするためには、以下のポイントを意識すると良いでしょう。

A4サイズ1～2枚にまとめる

職務経歴書は、長くてもA4サイズ2枚以内にまとめましょう。伝えたいことを絞り込み、無駄な情報を省くことが大切です。 情報を取捨選択し、簡潔かつ的確にまとめることで、採用担当者が読みやすくなります。​重要なポイントを優先的に記載し、冗長な表現は避けましょう。

具体的な数値や実績を用いたアピール方法

実績や成果を伝える際には、具体的な数値を用いると効果的です。例えば、「月平均3〜5件の急変対応を担当」「配属後6カ月以内の定着率向上」など、具体性のあるデータを示しましょう。

読みやすいレイアウトとフォントの選び方

フォントは明朝体やゴシック体など、読みやすいものを選びます。文字サイズは10.5～12ポイント程度が適切です。また、見出しや箇条書きを活用し、情報を整理して視覚的に分かりやすくまとめましょう。

誤字脱字を防ぐチェックポイント

作成後は必ず見直し、誤字脱字がないか確認しましょう。第三者に読んでもらうと、客観的な視点からミスを発見しやすくなります。

6.応募先に合わせた職務経歴書のカスタマイズ方法

職務経歴書は、応募する企業や施設の求める人物像に合わせ、調整することが重要です。

募集要項に沿った内容の調整ポイント

企業の募集要項をよく読み、求められるスキルや経験を職務経歴書に反映させます。不要な情報は省き、応募先が求めているポイントに絞ってアピールすることが大切です。

企業研究を反映させた自己PRの作成術

企業理念や事業内容を調べ、それに共感した点を自己PRに盛り込みます。たとえば、「貴院の地域医療への取り組みに共感し、自身の経験を活かして貢献したい」など、応募先ごとに具体的に記載しましょう。

7.職務経歴書の提出とマナー

職務経歴書を提出する際にも、マナーが求められます。提出の際は、以下の点に注意してください。

メール送付時の注意点と例文

メールで提出する場合、件名・本文に応募の旨と自分の氏名を明記し、ファイル名は「職務経歴書_氏名.pdf」など分かりやすく設定します。

郵送・持参時のマナーと封筒の書き方

郵送の場合はA4サイズが折れない封筒を使用し、「応募書類在中」と朱書きします。持参時はクリアファイルに入れ、丁寧に提出しましょう。

8.作成の際の注意点

職務経歴書を書く際には下記の点に注意します。

・一人称の使い方

・職場特有の用語や略語の使用

・箇条書きの部分に「です」「ます」を使用

・書類が3頁以上になる場合

・退職理由の詳細

・手書きの場合

職務経歴書は履歴書と違い、文章で表現することが求められます。その際に一人称の使い過ぎには十分に気をつけましょう。一人称を使いすぎると客観性に乏しい文章になってしまうからです。あまり自分を強調しすぎないように気を付ける必要があります。

略語は使わない

正確性を求められる履歴書や職務経歴書では、今までの職場でよく使われていた用語や略語は正式の呼び方で書くようにする必要があります。

独特の用語や略語は勤務先によって違ってくる場合もありますので、なるべく避けましょう。具体的な表記で、わかりやすく箇条書きを入れることで、効果的な職務経歴書が出来上がります。

箇条書きの場合の注意

箇条書きの場合、注意しなければならないことは、「です」や「ます」という言葉は入れないようにすることです。わかりやすくできるだけ短い言葉で表現する必要があります。箇条書きのタイトルは簡潔にしましょう

長くてもA4用紙2枚分に収める

職務経歴書のボリュームは、長くてもA4用紙2枚分に収めるようにしましょう。相手によく理解してもらおうという気持ちは理解できますが、冗長な職務経歴書は採用担当者に敬遠されがちです。

退職理由にはネガティブな言葉を使わない

職歴が多い人の場合、職務経歴書で一番書きにくい部分は退職理由の詳細でしょう。もっとも無難な記入の仕方は、「一身上の都合により退職」という定型文です。一身上の都合というのは、「家族の仕事のための引っ越し」や、「親族の介護」といった、自己都合で退職する場合に使われます。

採用担当者は極端に職歴が多くなければ、退職理由よりもこれまで積み重ねてきたキャリアを重視する傾向がありますので定型文を書くだけで十分です。

また長期間仕事から離れていた場合は、その理由が育児や親の介護であれば正当な理由になりますので、その旨を記入しておきましょう。勤務先の都合により退職した場合も、勤務先の倒産や経営不振によるリストラなどの理由は勤務先都合という表現をします。

一般に転職というとマイナスな印象を持ってしまう人もいますが、キャリアアップのための転職など、自分の将来のことを考えた前向きな転職の場合はネガティブな印象を持たれることは少ないはずです。

手書きの職務経歴書は修正液を使わない

最後に手書きの職務経歴書を書く際の注意です。職務経歴書で修正液を使うことは避けましょう。職務経歴書の用紙は市販されていますので、市販されているものを利用すると記入が楽になります。

他にもWEBからダウンロードすることもできますので、プリンターがある場合はダウンロードした用紙を利用することもできます。 応募先によっては、手書きの場合PCスキルがないのでは、と思われてしまうこともあります。

しかし医療関係の仕事では、PCスキルが必要ない場合もありますので手書きの職務経歴書でも気にすることはありません。手書きの職務経歴書を書く際には履歴書同様、相手に伝わりやすい丁寧な書き方が要求されますのでその点は十分気をつけましょう。

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9.まとめ

職務経歴書は履歴書同様、転職する際の大切な書類です。履歴書と違い職務経歴書は形式が決まっていません。構成やレイアウトに工夫を凝らすことによって、自分の強みや長所をアピールすることが出来るのです。

職務経歴書を書くにあたっては、自分が仕事に対して何を求めているかを確認するとともに、自分の強みはなにか、長所は何かを考えてみましょう。

また、仕事をする上での明確な目標や目的があるかどうかも考える必要があります。目的や目標が定まっていれば、自分の納得の行く転職は成功するでしょう。良い職場に巡り合うためには、骨を惜しまず細かく自分自身をアピールすることです。同じ経歴でも職務経歴書の書き方次第で、先方の受け取るイメージは変わってきます。

特に最初に書類選考がある職場の場合、履歴書や職務経歴書が決め手となりますので慎重に職務経歴書を作成することが求められます。より効果的な職務経歴書を書くことで、より良い転職を実現しましょう。

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