退職の伝え方を把握しよう / 内定・退職

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退職の伝え方を把握しよう

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退職意思を伝える方法として、いきなり職場に退職願を出してしまう人もいますがこれは社会人として実はNGです。退職の意思表示は退職予定日の1ヶ月半~2ヶ月前までに直属の上司にまずは口頭で切りだすのがマナーです。円満退職の道につながりやすい手順を下記で紹介しますので、是非とも実践してみて下さい。

1.話の切り出し方

最初に退職意思を伝える相手は直属の上司です。もし直属の上司より上の役職の方などに最初に話してしまうと、その上司の管理能力が問われて気まずくなってしまう事もあります。逆に同僚に先に話してしまうのもNGです。自分がちゃんと話す前に噂話として上司の耳に入るのも気まずくなってしまう原因となります。まずは「お話したい事があるのですが」とか「相談があるのですが」という形でゆっくり話を聞いてもらえるようなセッティングをして、改めて退職意思を伝えるのがベストです。誠意を持って話せばトラブルになるような事はほとんど無いでしょう。あなたの退職意思を受けとめた上司が、後はあなたの退職について話すべき人に打診して退職までのスケジュールを組んでくれる事でしょう。

2.退職願を出すタイミング

退職願を出すタイミングは、退職意思を伝えて職場と自分の双方が納得できる退職日が決定した後になります。だいたい退職の1ヶ月前くらいに提出するのが目安です。もし「退職意思を伝える」というステップを飛ばして一方的に退職願を提出したとしても、直属の上司がもっと上の役職の人に相談する前に退職願を受け取ってしまうと、退職申請を受理した事になってしまう為、普通はその場では受け取ってもらえません。

3.退職理由を詳しく聞かれたら

ここが円満退職のカギでもあるのですが、退職理由というのはストレートに話すと大方マイナスな表現になってしまう事が多いものです。仮に職場に不満があったとしてそれを話してしまうのは、いくら辞めるからと言ってもNGです。何故なら心象を悪くするだけではなく「どうにか改善する」「昇給を考える」などして引き留めのキッカケ作りを自分からしてしまう可能性すらあります。もちろん退職の理由は人それぞれなので「○○と言いましょう」みたいなマニュアルはありませんが、もし他の人が辞めた時「どういう風に話してもらえば快く送り出してあげようという気持ちになるか」を考えて話すようにしましょう。

4.引き留めにあった場合

退職の意思を伝えた後に、職場から引き留めにあうケースは結構あります。理由は人員不足だったりあなたのスキルが高く必要と思われていたりと色々ありますが、退職の自由は法律で定められた権利ですので、ここで変に委縮するのは避けたいところです。引き留められた時はまず、今までお世話になった事について感謝を述べた後に「それでも退職の意思は変わりません」という旨を、誠意を持って伝えましょう。冒頭で「退職意思を伝える場合は、まず直属の上司に」という説明をしていますが、直属の上司に退職を受け入れてもらえない場合に限り、その上の上司や然るべき役職の方に相談する事はOKです。引き留められて迷ってしまう事もあると思いますが、仮に残留したとしてあなたは一度退職を口にした「退職予備軍」として見られてしまう事は必至です。「迷うのは辞める前だけ、退職意思を伝えた後はブレない」というスタイルをオススメします。

退職願の書き方

1.用紙と筆記具

白地の縦書きの便せんに、黒のサインペンか万年筆で記入しましょう。

2.表台

1行目の中央あたりに「退職願」と書きましょう。

3.書き出し

表題から1行空けて次の行の一番下に「私事」と書きましょう。

4.退職の理由

「一身上の都合」とだけ書きましょう。

5.退職

予め上司と相談して決めた日を書きましょう。

6.年月日

日付についてはこれを「提出する日」を書きましょう。

7.署名・押印

所属部署と名前を書き、その下に押印しましょう。

8.宛名

宛名は最高責任者とし、敬称は「殿」をつけます。 自分の名前より宛名が上に位置するように書きましょう。

9.封筒

縦長で白無地の封筒を用意し、表の中央に「退職願」裏には所属部署と名前を記入しましょう。

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